안녕하세요. 일머리학교에 오신걸 환영합니다.^^
신입사원 뿐만아니라 새로운 분야에 도전하는 모든분을을 위한 교육자료를 얻을 수 있는 공간으로 만들어 가겠습니다.
검색을 통해 맺은 인연이겠지만, 자주 뵙길 바랍니다. ㅎ
검색 파일, 이메일 파일, 홈페이지 게시판파일, 카톡 파일, 사내 메신저로 오고가는 수많은 파일들이 존재하고 있죠.
디지털사회라 복제도 쉬워서 정보들이 이곳저곳으로 날아다니지만, 왜 딱 찾을때는 중요파일, 맨 마지막 파일을 찾기 힘들까요?
ooo보고서_초안
ooo보고서_진짜최종
ooo보고서_진짜진짜최종
ooo보고서_진짜레알최종
ooo보고서_진짜마지막최종일껄
ooo보고서_진짜진짜진짜최종
이러고 있지는 않는지 다시 한번 생각해보시길~~~
파일문서정리를 해야 한다는 생각을 한적이 없어서 그렇습니다.
파일문서관리 교육을 받은 적이 없어서 그렇습니다.
신입사원들을 보면 열심히 일을 하고 있다고 하는데 시간소요가 엄청나게 많은 것을 보면 안타까울 때가 많습니다.
스마트한 그들이 자신들의 컴퓨터에서 더 이상 헤매지는 않았으면 좋겠네요.
생각대로 살지 않으면 사는대로 생각하게 된다라는 말이 있죠.
일의 기초, 일의 정석을 가르쳐 주는 곳은 일머리학교 기억해 두셨다가 자주 만나길 바랍니다.
정답을 가르치는 곳이 아니기 때문에 더욱 좋은 의견 있으시면 언제든지 댓글 남기면 반영하도록 하겠습니다.
일머리향상을 위한 일머리학교 그럼 시작합니다.
1. 띄어쓰기 필요할 경우는 언더바( _ )를 사용한다.
예전에는 다른 사람들이 왜 이렇게 파일명을 만드는지 이해를 잘 못했는데, 컴퓨터 시스템에 따라 업로드가 안되는 경우가 있더라구요. 또한 전송시 파일 깨짐 현상 발생하기 때문에 공백은 언더바(_)를 쓰는 것을 권장합니다.
2. 날짜표기는 연도_월_일 순으로 숫자6개로 이어서 사용한다.
221201 ---> 22년12월1일 (정렬 크기를 맞추기 위해서 01일로 표기..)
230525 ---> 23년 5월25일
XX0702
가끔은 22.12.01 이런 식으로 사용을 해봤는데 파일명을 작성할때는 OOO보고서.hwp 파일프로그램 표기와 혼동이 일으킬 수 있습니다. 자신의 문서스타일상 점을 찍을 경우는 차라리 괄호 (2X.12.00), 꺽쇠 [2X.12.00] 를 넣어 주시는 것이 좋습니다.
3. 날짜_과업명_세부내용_버전표기(시간표기)으로 통일한다. ( ※ )
1) 날짜는 최초작성일, 수정일을 적는다.
2) 과업명은 명확히 통일하는 것이 좋고, 너무 길면 10자이내로 줄인다.
3) 작업자의 진행상황을 나타내기 위해 버전 또는 시간으로 표기한다.
221201_OOO프로젝트_기획안_v1.0
221201_OOO프로젝트_기획안_v1.5
221201_OOO프로젝트_기획안_v2.0
231205_OOO프로젝트_결과보고_13시
231207_OOO프로젝트_결과보고_15시
231208_OOO프로젝트_결과보고_18시
빠르게 공동업무를 진행해야 하는 경우에는 파일명 제일 뒤에 시간단위로 작성할 경우도 있습니다.
4. 상급자 확인 완료 후에 최종파일이라 이름을 붙인다.
생각보다 의외로 최종파일 관리가 안되는 경우가 많습니다. 급하게 작성하다가 제출하거나 인쇄하고는
어떤 파일이 최종인지 긴가민가 한 경우도 많습니다. 꼭 마지막 파일에는 최종, f, n 등의 표기를 해주시 바랍니다.
231205_OOO프로젝트_결과보고_최종
231206_OOO프로젝트_결과보고_n
231206_OOO프로젝트_결과보고_f
이보다 더 큰 문제는 내가 최종으로 만들었다고 생각해서 아무생각없이 최종이라고 적는 순간 흑역사가 시작될 수 있습니다.
오타투성인데 이게 무슨 최종파일이냐, 누가누가 확인했냐 등등...
초안, 검토요청본 정도로 표기를 해두는 것이 좋겠지요.. 사회생활의 노하우.
꼭 상급자 및 대표의 최종확인 받은 문서파일에 최종표시를 해주시는 것이 정신건강에 좋겠죠..
5. 중요한 파일은 반드시 백업을 해둔다.
디지털의 약점이 하나 있습니다. 겪어보지 않은 사람은 그 고통을 모릅니다. ㅠㅠ
- 첫번째, 컴퓨터 하드가 손상될 수 있습니다.
- 두번째, 문서파일이 해킹을 당할 수 있습니다.
- 세번째, 내가 마지막파일을 덮어쓰기 할 수 있습니다. (내 손모가지르르르.. 어쩌지도 못하고..ㅋ)
첫번째, 두번째 모두 제가 실제 겪은 사례입니다. 벼락맞을 확률은 없다고 생각하시겠지만, 재수없으면 그렇게 될 수도 있습니다. (랜섬웨어 해킹으로 하드를 날려버리기도 하고, 서버하드 에러로 복구비용 많이 썼습니다.)
가장 큰 리스크는 세번째입니다. 내가 전에 작업하던 노트북이나 클라우드에 옮기면서 마지막 최종파일을 덮어쓰기할 수 있습니다. 그래서 앞 3번 처럼 날짜, 시간, 버전별 관리도 필요하지만, 마지막 최종파일은 한번 더 백업을 해두거나 PDF로도 변환을 해 줄 것을 강력 추천합니다.
※ 위 내용은 참고자료이며, 본인들의 실무에 따라 변경을 하시면 됩니다. 일머리 향상을 위한 더 좋은 의견이 있으신 분은 언제든지 댓글 달아주세요. 감사합니다.
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