컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우

안녕하세요 일머리학교입니다.

여러분의 컴퓨터 바탕화면은 안녕하신가요?

 

컴퓨터문서정리, 폴더정리, 문서파일정리에 어려움을 겪고 있지는 않으신가요? 뭐 컴활 능력은 자격증이라도 있는데 이런거는 배운적이 없으니 그럴 수 밖에요..

 

스마트한 시대속에서 살면서 편리해졌지만 왜 할 일은 늘 많고 늘어나면서 여유가 없이 살고 있는지 모르겠네요 (저만 그런가요 ㅠㅠ)

복잡한 파일더미 속에서 한참 파일을 찾고 있는 나를 보며~ 나부터 습관을 바꾸고, 일머리를 향상시키기 실천해야겠다고 다짐을 해봅니다.

일머리학교는 직장생활, 사회생활, 창업생활에 알아두면 좋은 정보를 통해 새로운 일에 잘 적응할 수 있는 사고력과 응용력을 향상시키는 데 목적이 있습니다.

"구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배" 이런 마음으로 작성됩니다. 

많고 많은 정보를 잘 정리할 수 있도록 응원과 격려 공감, 댓글 부탁드립니다. 

정리의 기초는 폴더정리, 파일정리, 문서정리에서부터~~

자 이제 일머리학교 이번 과정 교육 시작해봅시다.

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1.바탕화면 정리부터 하시죠!?

 

컴퓨터 바탕화면이 복잡하면 일을 많이하고 잘하고 있다고 생각하는 분들이 있습니다
이런 사람들은 스마트폰은 더욱 많은 앱들이 깔려있을 확률이 높죠
컴퓨터를 주로 업무용으로 쓴다는 가정하에 자주쓰는 프로그램, 폴더를 포함해서 30개 내외로 정리하길 권장합니다. 
3개월이상 사용하지 않으면 기타폴더로 넣고 바탕화면을 최대한 깔끔하게 만들어보세요.

 

 

2. 개인용, 업무용 폴더 구분하기

당연하다고 생각하겠지만 기본을 지키지 않는 분들이 의외로 많은 것 같습니다.
내 PC, 노트북이지만 개인용, 업무용으로 혼용해서 쓰고 계시지 않나요?
사무실 컴퓨터이지만 개인용, 업무용 파일이 쌓여있지는 않은지 점검을 해보세요.

개인 사진, 카톡에서 주고 받은 파일, 다운 받은 동영상 등은 어디 폴더에 있을까요?
그냥 카톡 다운로드 폴더에 존재하고 있는 것은 아닐까요?

실제로 제 PC에는 바탕화면에 대놓고 "업무폴더"가 존재합니다.
외부에서 직원들에게 파일을 찾으라고 요청 할때 업무폴더를 열어서 지시를 하곤 하죠.

주요업무폴더를 바로 나열해도 좋지만 저는 업무로 들어가는 문이라고 생각하고 하나로 만들어서 클릭하고 들어갑니다. (취향에 따라서 주요업무폴더를 몇 개씩 만드는 것도 좋습니다. 하지만 이 경우도 10개이상은 비추합니다.^^)

 

[폴더] 업무

[폴더] 개인자료 (D드라이브 등으로 이동하는 것이 더욱 좋음)

[폴더] 이미지 (사진, 동영상 등 관리를 자주 관리하기 때문에 대표이미지 모아 둔 폴더)
[폴더] 자료수집 (서칭하면서 참고할만한 자료 모아 두는 폴더) 

[폴더] 기타

 

===> 자신의 주요 업무패턴에 따라서 정리를 해주시는게 좋겠죠. 

 

 

 

다운로드 받은 것들도 바로 확인하기 위해서 아래와 같이 바로가기 폴더도 만들어 두면 편리합니다. 

 

[바로가기] 카카오톡 다운로드 바로가기

[바로가기] 다운로드

 

 

 

 

 

 

3. 해마다 다른 업무를 한다면 우선 날짜별로 정렬을 우선하는 것이 좋습니다. 

2022년

입찰관리 / 경영전략

 

2023년

구매관리 / 사업기획

 

2024년 

교육기획 / 인사관리

 

 

 

4. 주요 업무분장에 따라 대분류 폴더에 번호를 붙여서 정렬한다.

신입사원을 뭐가 뭔지 몰라서 폴더 정리부터 못하구요. 

중소기업, 창업기업은 이것저것 다 하기 때문에 폴더 정리가 더 힘들 수 있습니다. 

그럼에도 불구하고 내가 하는 업무를 곰곰히 생각해보면서 정리를 해보세요. 

 

당연히 숫자는 자주하는 업무를 우선으로 배치하면 좋겠죠.

 

 

001 입찰관리

002 사업기획

003 인사관리
004 경영전략
005 구매관리
006 교육기획

 

 

 

 

5. 중분류이하는 연관 하위 폴더에 번호를 붙여 폴더를 만든다.

 

 

001 입찰관리
01 (20XX.10.01) OOOO 용역 프로젝트
  1 공고
  2 입찰서류
  3 계약 및 착수보고
  4 세부수행과제
    1.(20XX.10월) 온라인 모집 홍보마케팅

 

 

02 (20XX.11.02) ㅁㅁㅁㅁ 학술연구용역
  1 공고
  2 입찰서류
  3 계약 및 착수보고
  4 세부수행과제
    1.(20XX.10월) 자문컨설팅 회의

※ 폴더생성에 규칙이 없거나 하위단계가 너무 많으면 대혼란 블랙홀에 빠질 수 있기 때문에 주의를 하도록 하자..

 

 

 

6. 주기별 업무를 진행할 경우는 연도나 연월을 표기한다.

006 인사관리
  01 채용
  02 근로계약
  03 급여관리
      2022년
        (22.01월귀속분)
        (22.02월귀속분)

      2023년
      2024년

7. 모르겠으면 괄호안에 마감기간 적고 업무명을 적어본다.

(22.02.28) OOOO 프로젝트
(22.04.06) □□□□ 프로젝트
(22.04.30) △△△△ 프로젝트

 

※ 개인적으로 파일에는 연도 월 날짜를 붙여서 사용하지만 폴더를 직관적으로 파악하기 위해서 

(괄호)를 하고, 점을 찍어서 언제 하는지 파악하기 쉽게 표현합니다. 

 

 ※ 이렇게 하는 것만으로도 업무 우선순위를 어느정도 파악할 수 있고, 숫자만 적은 폴더보다 위쪽으로 

정렬되기 때문에 데드라인이 있는 것들을 바로 파악할 수 있다.  

이 중에서도 더욱 업무중요도가 있다고 생각하는 것은 ★★★등으로 표기를 하는 것도 좋습니다. 

 

 

일머리학교에서 제공하는 컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우는 하는 일에 따라 다르게 적용될 수 있습니다.

응용력을 기르고, 업무효율, 업무성과를 높일 수 있길 기대합니다. 

감사합니다. 

 

공감 한클릭이 일머리학교 운영에 큰 도움이 됩니다.^^ 또 봐요~~