업무분장(R&R)의 뜻과 중요성

 

업무분장의 뜻과 중요성

 

 

 

업무분장은 단위 업무의 역할과 책임을 정해서 조직 내의 인력과 자원을 활용도를 높이기 위해 업무를 체계적으로 분류하고 직원들에게 적절하게 배분하는 과정을 말합니다. 

 

영어로 Role&Responsibilities의 약자로 R&R이라고 표현하죠~

 

 

 

 

2~3명의 소규모 스타트업으로 시작한 회사는 이 사람이 저일을 하고 저 사람이 이 일은 하면서 상황에 맞게 업무를 처리하면서 빠르고 유연하게 업무를 처리하는 것이 장점일때가 있습니다. 하지만, 인원이 증가하고 최소 10명이상만 되어도 업무분장없이 그대로 일을 하다보면 조직원들간의 업무에 충돌이 발생하고 협업을 방해하는 요소가 됩니다. 

 

 

부서나 팀별로 명확하게 업무분장을 나누고, 각 팀내에서 직급별, 프로젝트별로 업무를 체계적으로 배분하게 되면, 본인의 역할을 명확하게 알고 집중하여 전담하여 업무 생산성, 업무효율을 향상할 수 있습니다. 

 

 

업무분장으로 업무역할이 명확해지면 업무시간 단축과 함께 직원들이 자신의 전문성을 향상할 수 있는 기회가 되고, 부서간 주요업무와 지원업무를 구분할 수 있으니  타 부서간의 업무 협업도 강화할 수 있습니다. 또한, 불필요한 업무로 인한 직원들 스트레스를 줄이고, 회사 내 업무를 전체로 보면서 빠르게 변하는 시장 환경에 빠르고 유연한 의사결정을 할 수 있게 됩니다. 

 

 

업무분장시 고려사항

 

 

모든 팀원이 자신의 책임과 역할을 명확히 알 수 있도록 작성되어야 합니다. 모두에게 공평한 업무분장을 하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 또한, 프로젝트 단위 업무는 여러 부서의 담당자들이 상호협력이 고려되어야 합니다.

 

보다 원만한 업무분장을 부서간, 직원간 의견을 조율하고, 상호 배려하면서 가장 알맞은 업무분장을 하는 것이 중요합니다. 

 

업무분장은 회사의 목표와 방향에 따라 우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 단순한 일을 많은 일을 하거나 덜 중요한 일에 인력자원, 시간자원을 낭비하지 않고, 본인에 부여된 시간에 최고의 가치를 창출할 수 있도록 핵심 업무에 집중할 수 있도록 만들어져야 합니다.

 

너무 광범위해지고 모호해지지 않도록 업무의 목적, 책임업무, 담당자 등을 명확하고 간결하게 작성하도록 합니다. 

그리고, 업무분장을 처음으로 하다보면 여러가지 시행착오가 있을 수 있습니다. 급하다고 많은 예외를 두지 말고, 작성된 업무분장을 준수하면서 차근차근 개선을 해나가는 것이 좋습니다. 

 

 

 

 

업무분장표, 업무가이드, 업무지침서를 만드는 과정

 

 

부서장이나 팀장들이 함께 의견을 조율하더라도 말로만 업무분장을 하면 표준화되어 있지 않아 혼선이 생길 수 밖에 없습니다. 직급별, 직무별, 개인별 업무분장표를 문서화하는 것이 중요합니다. 하지만, 업무분장표를 만들어 두었다고, 딱 그 업무만 한다는 생각으로 접근하면 오히려 조직에 독이 될 수 도 있습니다. 명확한 업무분장으로 업무효과, 효율성을 높이자는 것이지 업무 이기주의로 협력을 방해하는 것으로 인식되어서는 안됩니다. 중소기업들처럼 시장상황, 회사상황에 따라 수시로 조직업무가 빠르게 변하는 경우는 업무현장과 이상적인 업무분장사이에 괴리가 존재한다는 것도 알아 둘 필요가 있습니다. 

 

업무분장표는 회사 조직의 부서, 팀 업무에 대한 업무 안내서가 되고, 업무절차(프로세스) 파악을 위한 근거가 됩니다. 특히 신입들이나 외부에서 영입된 직원, 관리자들에게도 조직업무를 빠르게 파악할 수 있는 업무교재, 지침서가 될 수 있습니다. 

 

업무분장표는 회사 업무절차를 파악하는 업무가이드이자 업무지침서의 핵심이다. 

 

업무분장표의 예시

 

아래는 부서별 분장업무 예시를 보여주는 것으로 해당 조직에 따라 업무를 조정하시면 됩니다.